Untitled-2 (1).png

Administration Manager

Citizen Cafe is Tel Aviv's first Language and Culture school, offering a new way of teaching Hebrew, Israeli culture and local mindset for succeeding at work, social and personal life. 

We offer a wide variey of courses, workshops, events and online programs. 

 

Our campus is located in the heart of the Israeli start up scene, in Mindspace on Rothschild boulevard. Our team of passionate, creative thinkers dream of making Tel Aviv life as fun, approachable and easy for the internationals seeking the Tel Avivian lifestyle experience. 

We are looking for an experienced Administrations manager to be the central point of contact for the team for all scheduling, booking and daily operational issues. 

The goal of this position is to secure the daily functionality of the school on an administrative level, supporting the teachers and management to increase efficiency and optomize communication with students and staff. 

This role is part time freelanc role (50%) with an option to become a full time role. 

Responsibilities

  • Management of all course schedule planning, executing and tracking

  • Schedule all necessary company meetings.

  • Prepare regular reports on expenses and office budgets

  • Manage office supplies stock and place orders

  • Maintain and update company databases

  • Organize a filing system for company data

  • Answer queries by employees and students

  • Update office policies as needed

  • Maintain a company calendar and schedule appointments

  • Schedule in-house and external events

Requirements

  • Proven work experience as an Administrative Officer, Administrator or similar role

  • Solid knowledge of office procedures

  • Experience with office management software like MS Office (MS Excel and MS Word, specifically)

  • Strong organization skills with a problem-solving attitude

  • Excellent written and verbal communication skills

  • Attention to detail

  • Oversee all ongoing tasks related to semesters, events, community etc. 

ניהול אדמיניסטרטיבי

  • ניהול לו"ז של השקת סמסטר, לוז הכיתות, הטמעה מסודרת בלוז הצוות ובממשקי הניהול, ביצוע שינויים לאורך הסמסטר ותיאומים מול ממשקי הניהול.

  • תמיכה בצוות מול ניהול ממשקי הניהול - קלנדרים, מיילים, תוכנות.

  • התנהלות שוטפת מול גורמים פנים ארגוניים (מנכ״ל ומנהלים, מנהל שיווק, צוות המורים, מנהלי עבודה וחוץ ארגוניים (לקוחות, ספקים)

  • ריכוז חומר שוטף ודוחות להנהלת חשבונות

  • תיאום פגישות ושיעורים מול מורים.

  • אחריות על קליטת עובדים בפן האדמיניסטרטיבי 

  • תמיכה בתקשורת מול התלמידים במידת הצורך

 

 

דרישות:

ניסיון רלוונטי בסביבה גלובלית של 3 שנים לפחות - חובה.

תואר ראשון - חובה.

יכולת ללמוד תוכנות מחשב חדשות באופן עצמאי שליטה ביישומי מחשב, לרבות אקסל.

תודעת שירות, נמרצות ואכפתיות.

אנגלית ברמה טובה מאוד - יכולת גבוהה מאוד בתקשורת במיילים /טלפון.